Documentação Digital e as novas realidades sobre Fatura Eletrónica

13 Set 2019, 17:42

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fatura eletronica

O Decreto-Lei nº28/2019, de 15 de fevereiro de 2019, apresenta novas realidades acerca da faturação, com impactos na atividade das empresas. Existem algumas alterações e muitas dúvidas, por isso selecionaram-se alguns pontos chave para explicação: fatura eletrónica, faturação eletrónica na Administração Pública, emissão de faturas com um software certificado e fatura sem papel.

A fatura eletrónica trata-se de um documento comercial onde se encontram os dados de faturação, que são criados e definidos por um modelo standard europeu, que é enviado diretamente para o comprador. Este apenas necessita de importar a fatura automaticamente para o sistema, sem a inserção manual dos dados. A fatura eletrónica apenas é reconhecida por todas as partes envolvidas, sendo credível, válida e legal, ao ser preenchida num software de faturação e possuindo suporte de uma assinatura digital.

Eis as vantagens de uma empresa ao aderir à fatura eletrónica:

  •     Menos custos em papel - o emissor gasta, em média, cerca de 11 euros por cada fatura em papel, sendo que com uma versão eletrónica tem apenas um custo de 4,5 euros;
  •     Poupança de tempo – uma vez que o processo flui com maior rapidez;
  •     Garantia de boa receção por parte do destinatário;
  •     Inexistência de duplicados de faturas;
  •     Segurança do documento realizada com recurso a assinatura digital;
  •     Maior notoriedade, por acompanhar as novas tecnologias e se manter atualizada;
  •     Melhoria da relação comercial com os fornecedores;
  •     Retorno do Investimento estimado em poucos meses (entre 1 a 6).

No que diz respeito à faturação eletrónica na contratação Pública, os fornecedores e entidades da Administração Pública devem emitir, transmitir e receber faturas exclusivamente por via eletrónica, estando esta regra em vigor, a nível nacional, desde abril de 2019. Esta alteração legislativa serve para a Autoridade Tributária (AT) potenciar a utilização generalizada da fatura eletrónica.

Outro ponto importante a ser falado é a emissão de faturas com software certificado. Com a publicação do Decreto-Lei nº28/2019, todos os sujeitos passivos que tenham contabilidade organizada e os que, não tendo, tenham ultrapassado, em 2018, 75 mil euros de volume de negócios, são obrigados a emitir faturas através de programas informáticos certificados pela AT. Para os anos que se aproximam, está previsto que o mínimo abrangido por esta obrigação passe a ser de 50 mil euros de volume de negócios. Estas obrigações foram decididas devido ao facto das empresas e sujeitos individuais abusarem da utilização de programas informáticos não certificados ou desenvolvidos pelos próprios.

A fatura sem papel, que em nada está relacionada com a fatura eletrónica - à exceção da poupança em papel, é uma medida adotada pelo Simplex (programa de simplificação administrativa do Estado). Esta promove a desmaterialização de documentos (emissão e arquivo), uma vez que, desde que o consumidor aceite, as faturas deixam de ser impressas em papel e passam a poder ser emitidas via correio eletrónico e a estar presentes no Portal das Finanças. 

Existem várias vantagens para esta prática:

  •     Redução de custos;
  •     Promover a utilização de novos instrumentos tecnológicos;
  •     Aumento da produtividade e eficiência administrativa;
  •     Maior agilidade na relação com os clientes;
  •     Maior rigor nos dados;
  •     Maior poupança de espaço – uma vez que os arquivos de elementos de contabilidade podem ser todos acedidos e controlados totalmente por via eletrónica;
  •     Maior segurança e confidencialidade da informação;
  •     Mais facilidade no acesso aos documentos. 

Para além disso, é importante salientar que esta fatura sem papel e também a fatura eletrónica são bastante relevantes para a questão da pegada ecológica, estando a contribuir para um mundo mais sustentável ao evitar a utilização excessiva de papel. 

Entre em contacto connosco para mais informações acerca dos nossos serviços de Contabilidade.

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